Todos en algún momento de nuestra carrera profesional necesitamos realizar una presentación, ya sea para exponer nuestros resultados, compartir una recomendación o simplemente exponer nuestro punto de vista.
Desde su lanzamiento en 1987, con la versión 1.0, Power Point cambió la forma en la que realizamos presentaciones, sin embargo el “ppt” no es lo único necesario para dar una presentación efectiva. Es necesario prepararse, esto incluye desde los mensajes que queremos compartir, pasando por los equipos necesarios para hacerlos más efectivos, hasta practicar el discurso.
A continuación queremos recomendarles 5 tips que los ayudarán a lograr sus objetivos al momento de presentar. Para que las recuerdes las hemos integrado en cinco “P”s: Plenar, Preparar, Prever, Practicar y Presentar.
1. PLANEAR
Antes de armar tu “ppt” es necesario que te hagas las siguientes preguntas:
¿Qué es lo que quiero decir o lograr? Esto te ayudará a definir el mensaje principal y los mensajes de soporte que te ayudarán como validación.
¿Quiénes es mi audiencia? Esto es lo más importante ya que de eso dependerá lo largo de tu presentación (si es a directores deberá de ser corta por que no disponen de tanto tiempo), que tipo de información debes de compartir e incluso el formato.
¿Qué información dispongo? Debes de seleccionar información o datos que son relevantes para tu audiencia.
¿Qué dice la información? No compartas solo números, interpreta los resultados y comparte conclusiones.
¿Qué quieres que hagan los demás? Describe claramente lo que quieres de cada uno de los participantes, si es una aprobación o que realicen alguna actividad.
Al responder todas estas preguntas, tendrás a la mano todo lo necesario para comenzar a armar tu presentación.
2. PREPARAR O ARMAR TU PRESENTACIÓN
Una presentación se conforma por la introducción, el cuerpo y la conclusión. Para que a tu audiencia no le quede duda de que es lo que quieres lograr te recomendamos:
- Introducción: Diles lo que les vas a decir
Para captar la atención desde el principio, puedes incluir lo que se conoce como un “grabber”, algo que despierte su interés. Esta puede ser una pregunta retórica, una preguntas con una respuesta física o un dato estadístico. Luego declara que es lo que buscas con tu presentación.
- Cuerpo: Diles – a través de justificación
No incluyas más de 3 puntos que soporten tu mensaje. Al final recordar más de tres cosas es muy difícil, mejor escoger las más relevantes y poder explicarlas claramente.
- Conclusión: Diles lo que les acabas de decirles.
No repitas todo de nuevo. Puedes hacer un sumario con puntos claros. Al final puedes usar un “clincher” que no es más que una pregunta, frase o video que los invite a reflexionar.
3. PREVER
Verifica los materiales de tu presentación: Los materiales didácticos deben de ayudar a que tu presentación sea más clara, no distraer. Además de tu “ppt”, puedes utilizar bocinas, handouts, pizarrones, post its, etc. Considera solamente lo que usarás, no por llevar más cosas te verás más profesional.
Llega siempre por lo menos 30 minutos antes para checar el salón, conocer tu espacio y sobre todo probar que todo funcione. No quieres ser uno de esos que al momento de colocar un video, este no funcione o no tenga sonido.
Finalmente, te recomendamos usar un diseño de presentación sencillo y con poca información. La “ppt” es un material de apoyo, no una lectura extra. Recuerda que menos siempre es más.
4. PRACTICAR
Que hayas hecho tu propia presentación no significa que sepas presentarla. Repasar los mensajes que quieres transmitir en cada una de ellas es fundamental, esto te ayudará a no perderte entre tanta información.
Si integraste alguna que otra animación, la práctica te ayudará a que des click en el momento correcto. Esto siempre muestra profesionalismo.
Si quieres identificar tus muletillas o errores, te recomendamos grabarte con una cámara de video, luego obsérvate y haz los cambios necesarios.
5. PRESENTAR
Para ser cada vez mejor presentando, debes de presentar constantemente. Recuerda que puedes pedir retroalimentación a tu jefe o compañeros después de tu participación, eso te ayudara a mejorar constantemente.
Esperamos estos consejos para dar una buena presentación te hayan servido. Si fue así, comparte este artículo o déjanos algún comentario.
